Zeven participatievormen voor elk project, en zeven vragen

Digitale participatie is een gevleugeld begrip in deze tijden. Maar hoe zie je door de bomen de goede inwoners in het bos? Hoe kies je de goede participatievorm? Een handzaam model om mee te beginnen het CLEAR-model van de Graaf en Van Ostaaijen (2010). Als je dit model toepast op participatie, zie je vooral factoren die de ideale participatie-omstandigheden beïnvloeden. Voor de mate van participatie wordt vaak gekeken naar de participatieladder. Deze laat verschillende gradaties zien van de rol die inwoners in een bepaald project of beleidsproces mogen hebben. Vaak genoemde treden op de participatielader zijn: Meeweten, Meedenken en Meedoen. Oftewel Informeren, Consulteren en Co-creëren. Maar er zijn nog drie andere treden te benoemen: Delegeren bovenin. En Converseren en Analyseren er tussenin. Deze treden zijn, kort toegelicht:

Delegeren: Het overdragen van een publieke taak aan een groep van mensen die gemotiveerd en capabel genoeg zijn om deze taak op zich te nemen. Delegeren komt al vaker voor in de participatieladder.

Converseren: Het geven van antwoord op vragen, suggesties en klachten van individuele mensen. In hoge mate is dit het uitvoerend werk van een omgevingsmanager, communicatiemedewerker of vakafdeling. Het gaat om telefoontjes beantwoorden, ingaan op vragen op locatie én online webcare. Niet ingaan op een individuele vraag, suggestie of klacht, is een risico voor het project.

Analyseren: Het monitoren en analyseren van spontane berichten van mensen over het onderwerp of project in kwestie is bijna niet meer weg te denken. Hierbij worden vaak bronnen gebruikt als social media , klantcontactcentra én inspraakavonden. Dergelijke omgevingsanalyses geven een overzicht van steun en kritiek van inwoners en zijn cruciaal voor beleid én communicatie.  Deze treden zijn als volgt verwerkt in bijgaande participatiepyramide.

Wat aan de participatiepyramide ook opvalt is dat de intensiteit van de participatie toeneemt naarmate je meer naar boven gaat op de ladder. Het aantal deelnemers neemt juist af. Dat heeft onder meer te maken met de twee factoren ‘Can do’ en ‘Like to’ van het CLEAR-model hierboven: lang niet iedereen kan of wil evenveel participeren. En ook lang niet altijd hoeft de bovenste trede van de participatielader te worden bereikt. Soms is een mix al voldoende: dat hangt mede af van het thema in kwestie.

Hierbij spelen ook de principes van ‘selectie’ en ‘segmentatie’ een belangrijke rol. Selectie heeft betrekking op het (on)bewust betrekken en uitsluiten van groepen mensen. Enquêtes met veel vragen en ingewikkelde woorden bijvoorbeeld, sluiten minder betrokken cq taalvaardige mensen al snel uit. Segmentatie betreft onderscheid maken in participatie en communicatie op basis van groepskenmerken, zoals levensstijl of burgerschapsstijl. Het wordt vooral toegepast in processen van Informeren, Consulteren en Co-creëren. Mensen met een verschillende burgerschapsstijl & betrokkenheidsprofiel bijvoorbeeld, worden verschillend benaderd met als doel om meer aan te sluiten bij de stijl van de groep in kwestie. Dat leidt tot meer betrokkenheid, is de gedachte.

Het accent ligt daarbij anders per participatievorm. Zo zijn de lager gelegen participatievormen in elke fase van de beleidscyclus van toepassing. Voor hogere, meer intensieve participatievormen is vaak selectiviteit gewenst. Media en andere stakeholders vergen weer een eigen benadering.

Stel jezelf eerst zeven vragen

Hoe kom je erachter waar je uiteindelijk uit wil en kan komen in de participatiepyramide? Daarvoor moet je een paar vragen beantwoorden:

1.                  Wat wil de (overheids)organisatie met participatie?
De participatiepyramide is niet uitputtend bedoeld. Er kunnen goede redenen zijn om juist niet in te zetten op Co-creëren of Delegeren, maar bijvoorbeeld wel op Consulteren en Informeren.

2.                  In welke fase van de beleidscyclus wil je inwoners betrekken?
Pas na de besluitvorming in feite Negeren? Of al vanaf de voorbereiding?

3.                  Even belangrijk hierbij: welke kaders staan hierbij van tevoren vast?
Voor de Regionale Energie Strategie bijvoorbeeld staat het doel al vast: het realiseren van de afgesproken CO2-reductie uit het Klimaatakkoord. Dat de energietransitie moet gaan gebeuren, staat niet ter discussie; de RES-participatie gaat alleen over het hoe.

4.                  Wordt selectie- en/of segmentatie toegepast bij participatie én communicatie over het betreffende beleid of project?
Zo ja, welke en waarom? En zijn deze te allen tijden transparant?

5.                  Op welk moment en op welke manier betrek je de volksvertegenwoordiging bij de vormgeving van de participatie- en communicatiestrategie?

6.                  Wat willen inwoners op wie uiteindelijk het beleid van toepassing is en/of effect heeft?
'De inwoner’ bestaat niet. Het is belangrijk om te weten uit welke segmenten inwoners bestaan, omdat behoeften en belangen ten aanzien van hetzelfde beleid of project behoorlijk kunnen verschillen. Daarnaast is voor communicatie en elke vorm van interactie van belang hoe verschillende segmenten zich willen en kunnen verhouden tot de maatschappelijke opgave.

7.                  Wat vinden andere belanghebbenden?
Dit zijn organisaties, influencers én media die een belang bij of interesse hebben in het vraagstuk.

Concluderend: Geef eerst antwoord op deze zeven vragen. De antwoorden vormen de basis voor het omgevingsmanagement en – communicatie in verschillende fases van het (nieuwe) beleid of project, van de voorbereidingsfase tot en met de evaluatiefase. Waarbij de drie treden Informeren, Converseren en Analyseren altijd nodig zijn. Vanaf de start. Permanente participatie, dus.